Posted by: permanasidik | January 23, 2010

TELEPON DALAM DUNIA KERJA


Telepon dalam bisnis
Yang dimaksud dengan telepon
Telepon. Tele = jauh, phone = suara. Alat telekomunikasi yang dapat mengirimkan suara melalui Sinyal listrik. Sebuah Perangkat yang terdiri dari enam bagian utama. Gagang, dialing circuit (DTMF nada atau Rotary), bel, mikropon, speaker (Perangkat untuk Mendengarkan), dan kabel penghubung dengan badan Gagang utama. Perangkat ini biasanya Digunakan untuk berkomunikasi antar jarak yang berjauhan.
Telepon, yang pada awal ditemukan pada tahun 1876, diniatkan Sebagai media untuk mengirimkan suara, dan salah satu Penerapan konsep analog, juga Memberikan konstribusi yang tidak sedikit terhadap perkembangan teknologi. Sampai dengan sekitar tahun 1960-an, Penerapan analog ini masih tetap bertahan, hingga setelah itu, mulai mengarah kepada teknologi digital.

Siapa orang-orang yang menggunakan telepon

Bisnis pada dasarnya adalah segala sesuatu yang berhubungan dengan Pertukaran uang dengan barang dan atau jasa. Menurut Robert T. Kiyosaki (pengarang buku fenomenal seorang ayah kaya ayah miskin) bisnis kuadran dibagi menjadi 4:
1. Kuadran E (karyawan): yaitu orang yang digaji oleh orang lain. Contohnya karyawan;
2. Kuadran S (self dipekerjakan): yaitu orang yang Bekerja untuk dirinya sendiri. contoh: dokter, Pengacara, artis, tukang becak, penjual kaki lima (pedagang yang menjaga dagangannya sendiri);
3. Kuadran B (Bisnis Owner): dibagai menjadi 2 diantaranya:
a) Sistem pemilik (pemilik sistem): orang yang Menciptakan dan mengelola Suatu sistem (perusahaan)
b) Franchise (waralaba): orang yang membeli sistem
4. Kuadran I (Investor): orang yang penghasilannya didapat dari Dikelola untuk menanamkan Uangnya orang / perusahaan lain.
Dunia bisnis memang dunia yang serba membutuhkan teknologi untuk di zaman yang secanggih ini. Telepon adalah salah satu teknologi yang sering dipakai di dalam dunia bisnis. Dalam dunia bisnis telepon Digunakan oleh orang-orang Tertentu saja. Misalnya seorang manajer yang Menggunakan telepon untuk menghubungi rekan bisnisnya dalam hal proyek yang akan dibangunnya.

Basic Telephone Skills
Duduk diam-diam telepon di meja Anda tetapi dapat mendominasi Anda, kecuali Anda menjinakkannya! Untuk menggunakan telepon anda secara efektif, Anda perlu mengelola penggunaannya. Panggilan keluar harus dijadwalkan sesuai jadwal Anda dan bahwa Anda responden. Panggilan batin harus disaring, jika mungkin, sehingga Anda tidak terganggu di tengah pekerjaan lain. Setelah Anda menggunakan telepon Anda perlu mengembangkan beberapa prosedur yang memastikan Anda mendapatkan yang terbaik dari setiap panggilan dan bahwa Anda tidak membuang-buang waktu.
Penjadwalan panggilan keluar
Pada awal setiap hari:
• membuat daftar panggilan yang Anda harus membuat
• menempatkan mereka dalam urutan prioritas (penting, diinginkan, orang-orang yang dapat dijadwal ulang jika diperlukan)
• mengalokasikan waktu untuk setiap panggilan berusaha, jika mungkin, untuk sekelompok mereka dan untuk diingat ketika setiap panggilan mungkin cocok untuk responden.
Untuk ke dalam panggilan, memutuskan kapan Anda dapat menerima panggilan tanpa aliran pekerjaan Anda yang lain menyela. Kemudian, baik kirim switchboard atau sekretaris Anda bahwa Anda tidak tersedia untuk panggilan di luar slot kecuali mereka benar-benar mendesak, atau, anda mungkin memiliki daftar orang-orang dari yang Anda bersedia menerima panggilan. Jika Anda tidak memiliki operator atau sekretaris, kemudian meletakkan pesan sesuai pada jawaban Anda telepon atau layanan penjawab lainnya yang Anda gunakan.
Dengan penjadwalan panggilan Anda dengan cara ini, Anda akan bisa memberikan perhatian penuh kepada mereka.
Sesuai salam dan akhiran
Salam dan akhiran yang tepat untuk panggilan membantu membangun hubungan yang baik dan menghindari kesalahpahaman dan membuang-buang waktu. Tiga elemen dari salam yang tepat adalah:
• mengidentifikasi perusahaan Anda
• memberikan nama dan jabatan / departemen
• bertanya bagaimana Anda bisa membantu pemanggil.
Bila Anda menutup telepon Anda harus:
• memastikan bahwa penelepon tidak mempunyai lebih banyak pertanyaan
• berterima kasih kepada pemanggil
• membiarkan penelepon meletakkan gagang telepon dulu agar mereka tidak merasa Anda telah memotong mereka.
Mengumpulkan informasi
Sebuah panggilan telepon adalah kegiatan tujuan. Pemanggil Anda akan memiliki beberapa tujuan dalam pikiran dan Anda akan perlu untuk memperoleh tujuan ini secepat dan sejelas mungkin. Dalam mencari informasi sederhana panggilan, semua yang perlu Anda lakukan adalah meminta nama pemanggil, alamat, nomor telepon dan faks. Namun, dalam situasi yang lebih kompleks, Anda perlu mengembangkan teknik pertanyaan Anda sehingga Anda mendapatkan fakta-fakta yang menonjol. Mari kita asumsikan pemanggil Anda mempunyai keluhan tentang produk perusahaan Anda telah menjual mereka. Anda perlu:
• memastikan masalah sifat
• memastikan bahwa produk adalah salah satu dari Anda dan bahwa garansi masih berlaku mencakup
• menemukan bagaimana pemanggil telah menggunakan produk dan langkah-langkah apa yang telah mereka lakukan untuk memperbaiki masalah.
Keterampilan mendengarkan
Keterampilan lain dalam menerima panggilan telepon adalah kemampuan untuk mendengarkan dengan baik. Pasif mendengarkan hanya memungkinkan penelpon untuk berbicara dan tidak mengambil tindakan apapun untuk memastikan kami memiliki pesan yang tepat. Dengan aktif mendengarkan pertama kami maksud menunjukkan kepada penelpon bahwa kita mendengarkan dengan menyela dalam mendorong cara-interupsi bisa ‘ya’, ‘aku melihat’, ‘Oke’, ‘benar,’ ‘Aku tahu apa maksudmu’, atau mereka bisa petunjuknya untuk mendorong pemanggil untuk mengatakan lebih: “adalah itu benar? ‘,’ apakah Anda yakin?”, dll Dan kedua kita maksud mengajukan pertanyaan-pertanyaan atau menggunakan petunjuknya untuk memastikan bahwa si penelepon memberikan informasi yang tepat sehingga pesan yang kami terima adalah akurat. Ini dapat dilakukan dengan menggunakan wh-pertanyaan:
• Apa warna? / Berapa banyak? / Ketika akan Anda tiba? / Di mana kita akan bertemu?
• Dan dengan teknik seperti bergema dan reformulasi.
Menyarankan dan memverifikasi tindakan
Setelah Anda memiliki gambaran yang akurat tentang situasi, Anda berada dalam posisi untuk mengusulkan tindakan pemanggil Anda. Anda harus:
• garis besar proposal dan periksa apakah sudah diterima ke pemanggil
• memastikan bahwa mereka memahami apa yang harus dilakukan.
Berikut adalah contoh panggilan di mana keterampilan mendengarkan aktif digunakan dan tindakan yang disepakati:
A: Selamat pagi, John Sharp berbicara.
B: John, halo. Tony Mills dari Mega transaksi di sini. Aku punya masalah dengan urutan terakhir itu …
J: Suatu masalah, katamu?
B: Ya, baik perintah itu tidak lengkap. Kami memesan 600 tetapi ketika kita memeriksa konsinyasi, jelas bahwa kami tidak punya mereka semua.
J: Jadi, berapa banyak yang Anda pendek?
B: Yah, mereka datang dalam kotak 50 dan kami hanya memiliki 8 kotak jadi kita hilang
200. Masalahnya, hal itu biasanya tidak merepotkan tetapi Anda melihat …
A: Kapan Anda memerlukan sisanya?
B: Pada hari Senin; kita harus memiliki mereka dengan hari Senin.
J: Segera setelah akhir pekan, Anda katakan?
B: Yah, kita bisa saja peregangan sampai Tuesday tetapi tidak kemudian karena …
A: Oke, tinggalkan saja dengan saya. Aku akan naik untuk mengirim dan memastikan anda mendapatkan 200 lainnya hari Selasa paling lambat.
B: Terima kasih, saya akan menghubungi Anda kembali jika ada masalah lebih lanjut.
Mencatat
Jika Anda menangani banyak panggilan setiap hari, maka penting untuk mendata setiap satu di bawah tanggal dan waktu. Untuk semua panggilan Anda harus membuat catatan tentang siapa yang berbunyi, untuk alasan apa, dan tindakan Anda setuju dengan waktu dan rincian alamat, nomor telepon dan sebagainya
Berurusan dengan penelepon sulit
Kadang-kadang pemanggil sangat sulit, terutama jika mengeluh. Pertama ingat bahwa penelepon ini adalah klien, atau calon klien, jadi Anda menangani panggilan dapat mengakibatkan lebih baik dalam bisnis untuk perusahaan Anda atau di penelepon pergi ke pesaing. Apapun sifat dari masalah, jangan mencoba untuk fob pemanggil off oleh disclaiming tanggung jawab pribadi atau dengan mencoba melemparkan tanggung jawab. Apa yang harus Anda lakukan adalah:
• mendengarkan tanpa menyela
• mengumpulkan fakta-fakta dan membuat catatan dari mereka
• mengambil rinciannya sehingga Anda dapat kembali kepada mereka
• bersimpati dengan mereka dan menawarkan untuk bertindak secepat Anda dapat
• minta maaf jika Anda telah membuat kesalahan
• tetap tenang bahkan berpikir pemanggil marah dan mungkin kejam.
Telepon etiket
attitude

Hanya karena Anda tidak dapat melihat si penelepon, itu tidak berarti Anda memiliki hak untuk menangguhkan aturan normal kesopanan. Membantu ke pemanggil bahkan jika subyek panggilan tidak berbicara secara tegas bidang tanggung jawab Anda. Ini berarti mencoba menemukan seseorang yang bisa membantu sekarang, atau seseorang yang dapat menelepon mereka kembali nanti. Jangan meletakkan pemanggil ditahan dan kemudian meninggalkan mereka ditangguhkan sana selamanya.
Ingat juga bahwa Anda memberikan sinyal subliminal dari nada suara Anda, kejelasan dengan yang Anda berbicara, seberapa cepat Anda berbicara, nada suara Anda. Anda harus selalu mencurahkan perhatian penuh kepada panggilan; kesalahan dan kesalahpahaman akan muncul jika Anda melakukan sesuatu yang lain pada waktu yang sama. Bahkan jika panggilan yang sulit atau dipanaskan satu, tetap tenang; berusaha membantu dan tidak pernah membanting telepon.
Hal yang harus dihindari ketika di telepon
Sangat mudah untuk jatuh ke dalam perangkap percaya bahwa karena pemanggil Anda tidak dapat melihat Anda, mereka tidak akan terpengaruh oleh apa yang Anda lakukan dan apa yang terjadi di sekitar Anda. Ingat untuk tidak:
• membiarkannya berdering lebih dari empat kali
• makan dan minum saat berbicara di telepon
• terlalu akrab
• berbicara dengan orang lain di kantor Anda
• memiliki terlalu banyak kebisingan latar belakang
• berbicara terlalu pelan atau terlalu keras
• berbicara terlalu cepat.

Menolong TIP: Pastikan untuk berlatih etiket telepon Anda untuk memberikan kesan pendengar yang terbaik mungkin. Suara Anda adalah satu-satunya titik penjualan, dan itu akan membuat Anda terdengar percaya diri.
“hitam” = dalam kondisi keuangan yang baik tanpa utang
“Perusahaan telah hitam selama enam bulan.”
________________________________________
“lihat mata-untuk-mata” = untuk menyetujui atau merasakan hal yang sama
“Sebagian besar karyawan melihat mata-ke-mata pada masa depan perusahaan.”
Michelle: Halo, Anda telah menghubungi departemen pemasaran. Bagaimana saya bisa membantu?
Laki-laki: Ya bisa saya bicara dengan Rosalind Wilson, please?
Michelle: Siapa yang menelepon please?
Laki-laki: It’s Richard Davies di sini
Michelle: Tentu. Tunggu sebentar dan aku akan menempatkan Anda melalui. Laki-laki: Terima kasih.
Michelle: Halo, pemasaran. Bagaimana saya bisa membantu?
Pria: Bisa bicara dengan Jason Roberts please? Michelle: Tentu. Siapa yang harus saya katakan adalah menelepon?
Laki-laki: Nama saya Mike Andrews.
Michelle: Tunggu sebentar – aku akan melihat apakah dia masuk Halo, Jason, aku punya Mike Andrews di telepon untuk Anda … OK – aku akan sambungkan. Tunggu sebentar, aku hanya menempatkan Anda melalui.
michelle Ok terima kasih

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

Categories

%d bloggers like this: